2022年6月16日基建处处务会通过

一、档案管理内容

1、建设项目档案资料是指建设项目从酝酿、决策到建成（投入使用）过程中形成的应予归档、保存的档案资料。包括基本建设项目的酝酿提出、调研论证、可行性研究、评估决策、规划勘测、设计施工、调试验收、竣工交接各阶段所形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等资料。

2、 建设项目的档案资料收集、整理、审查工作要与项目建设进程同步。建设档案范围应包括自立项相关文件至所有工程保修期满相关质保证明文件的全部相关文件。

3、建设项目各项工作项目负责人为各自项目有关档案资料第一责任人，负责收集、整理，整理确认后移交给基建处综合科档案管理人员。

4、建设单位、工程总承包单位（施工单位）、勘察设计单位、监理单位应在各自的职责范围内做好建设项目文件材料的形成、积累、整理、保管和交接工作。各项目竣工资料整理完成后交基建处综合科档案管理人员清点无误后，交学校档案馆保存。需交城市档案馆存档资料由施工单位提交，存档证明材料交学校保存。

5、工程总承包单位（施工单位）、监理单位必须配备档案资料管理员，统一管理建设项目的档案资料。（需整理上交档案格式及内容见附件）

6、归档的文件材料要格式统一、字迹工整、图像清晰、图面整洁，不得用易褪色的材料书写、绘制。归档的底图格式需按国家制图标准绘制完成，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。

7、在工程承包合同签订时，应对竣工资料及竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，施工单位不按时提交合格竣工资料和竣工图的，视为未完成施工任务并应承担责任。

8、工程竣工验收前由监理单位主持，其它部门配合组织检查竣工图的质量。

9、工程竣工验收合格后一个月内、提交竣工结算前，移交工程档案资料（付款前移交审计报告），否则，竣工结算不予接受。工程竣工验收合格后，监理单位移交监理全部资料文件，经档案管理员验收签字后，支付剩余监理费。  

10、 档案管理员根据基建档案的立卷要求和整理方法，进行立卷归档和整理工作，并根据有关规定，积极做好向学校档案馆移交档案的工作。

11、借阅有关档案资料必须登记，重要资料的借阅须经分管领导的批准，注明借阅时间，按时返还。

12、档案管理人员要积极热情，有较强的责任心，工作要认真、细致，保证档案整洁、卫生，做好保密和消防等工作，严格档案的验收和移交手续。

13、前期可研、勘察、规划施工许可、土地证明、设计等资料由相关负责人员办理后移交至基建处综合科档案管理人员，由档案管理人员负责移交学校档案馆。

14、专业分包队伍档案移交至总包单位，作为总包单位资料的一部分经总包审核后一并进行移交。

二、档案交接流程

基建处档案管理由综合科负责，施工单位（或监理单位）将相关施工档案按照规定整理成册，档案共需准备三套，如需交济南市档案馆备案，需将备案接收证明等资料交基建处综合科档案管理人员备存；剩余两套交学校档案馆和基建处综合科备存，并由基建处开具接受证明。

三、所需上报档案资料

（一）施工单位

1、合同、补充协议

2、招标文件、投标文件、中标通知书

3、施工图纸、设计变更、签证、竣工图纸

4、工程竣工验收报告

5、材料认价单

6、水电结清证明

7、施工阶段质量验收记录

8、施工试验检验资料

9、原材料、产品、设备等材料进场检验及合格证明资料

10、施工过程控制资料

11、结算审计报告

（二）监理单位

    1、合同、补充协议

    2、招标文件、投标文件、中标通知书

    3、监理工程师施工日志

    4、监理大纲、监理规划、监理实施细则

    5、工地例会会议纪要、监理通知及回复

    6、监理过程控制资料

三、本办法自通过之日起实施，由基建处负责解释。